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Guideline

Bearbeitungsstand: 03/2019

 

Hinweis
Diese Guideline ist ein Entwurf von IN VIA Deutschland e.V. und dient als Vorlage und zur Orientierung. Die endgültige Fassung wird hier veröffentlicht und als solche gekennzeichnet, sobald der Erarbeitungsprozess beendet ist.

Ziel

Social Media als ein wichtiges Informations- und Kommunikationsmittel bietet auch für IN VIA Deutschland Chancen, interaktiv zu kommunizieren und unseren Verband öffentlich bekannter zu machen. Auf dieser Ebene können Sie als Mitarbeiter*innen zum/zur Botschafter*in unseres Verbandes werden. Der Verband verfolgt dabei das Ziel, IN VIA auch virtuell als starke Akteurin in den Themenbereichen Armut, Frauen, Geschlechtergerechtigkeit, Jugendsozialarbeit, Bildung, Migration und Kirche zu profilieren. Es geht darum, verbandliche Positionen und Aktivitäten zu verbreiten, Multiplikator*innen und Solidaritätspartner*innen zu gewinnen und politisch Einfluss zu nehmen.  IN VIA Deutschland fördert Ihr Engagement als Mitarbeiter* auf Social Media Plattformen, vorausgesetzt Sie verfügen über fachbezogene Kompetenzen und einen verbandlichen Überblick. Ausdrücklich erwünscht sind Aktivitäten von Fachbereichsleitungen und Referent*innen. Der Verband versteht den Begriff Social Media im vorgenannten Sinn als „das interaktive virtuelle Abbild von Beziehungen und der damit einhergehenden digitalen Kommunikation, die auf Basis von Web 2.0 Technologien wie sozialen Netzwerken, Blogs, Foren und Multimediaplattformen stattfinden“.1  

Diese Guideline soll Ihnen Orientierung geben in einer Zeit, in der die zunehmende Digitalisierung der Arbeits- und Lebenswelten zu radikalen Veränderungen führt. Wir möchten Sie als Mitarbeiter*in ermutigen, in dem durch die Guideline abgesteckten Rahmen neue Wege zu betreten oder zu entwickeln. Um diesen Prozess zu ermöglichen, bietet der Verband einen engen Austausch über die Erfahrungen der Mitarbeitenden in ihrer dienstlichen Nutzung von Social Media an. Die Erfahrungen werden ausgewertet und führen ggf. zu Anpassungen der Guideline.

Die virtuelle Realität fordert den Verband und Sie als Mitarbeiter*in heraus, neben Datenschutz und anderen Sicherheitsaspekten auch eine Trennung zwischen Privat und Beruf herzustellen.Ihr Engagement auf Social Media setzt voraus, dass Sie bereit sind Verantwortung zu übernehmen und dass Sie dabei durch Vertrauen und engen Austausch von Ihren Führungskräften unterstützt werden. Berücksichtigen Sie bei der beruflichen Nutzung von Social Media die verbandlichen Vorgaben. Diese Guideline dient zur Orientierung und soll Ihnen hilfreiche und praktische Tipps liefern, wenn Sie im Auftrag bzw. erkenntlich als Mitarbeiter*in von IN VIA im Social Web kommunizieren.

 

Nutzung von Kommunikationstechnologien

 

  • Um die dienstlichen Aufgaben zu erfüllen, stellt Ihnen der Verband elektronische Geräte zur Verfügung.
  • Liegen keine Regelungen vor, so nutzen Sie für berufliche Social Media Aktivitäten Ihr Diensthandy, Ihren Dienstlaptop oder andere dienstliche Geräte.
  • Private IT-Ausstattung  (z.B. Smartphone, Tablet, Notebook) dürfen Sie nicht für dienstliche Zwecke einsetzen.
  • Speichern Sie keine dienstlichen Daten auf privaten Geräten oder Datenträgern.
  • Nutzen Sie nicht Ihre berufliche E-Mail Adresse für die private Kommunikation (dabei ist auch zu berücksichtigen, dass vermeintlich anonyme Postings via IP zurückverfolgt werden können).

 

Verhaltensregeln im Netz

  • Wenn Sie als Mitarbeiter*in über oder für IN VIA im Internet kommunizieren, müssen Sie sich mit Ihrem Namen identifizieren. Sie sind persönlich für veröffentlichte Inhalte in Blogs, Wikis oder anderen nutzergenerierten Medien verantwortlich. Wichtig ist dabei, dass Äußerungen im Social Web nicht konträr zu verbandlichen Positionierungen stehen.
  • Beachten Sie, dass das Internet nicht vergisst. Das bedeutet, dass alles, was Sie veröffentlichen, für eine sehr lange Zeit sichtbar sein wird. Nutzen Sie Ihren gesunden Menschenverstand. Wenn Sie etwas publizieren, halten Sie vorher einen Moment inne und fragen Sie sich, wie Ihr Post Sie selbst, andere und unseren Verband repräsentieren wird.
  • Das Internet muss als öffentlicher Raum verstanden werden. Aussagen können nicht mehr einfach zurückgenommen werden und Inhalte verbreiten sich manchmal sehr schnell. Stellen Sie deshalb weder interne Mitteilungen noch dienstliche Informationen (z.B. Daten von Teilnehmer*innen oder Spender*innen) ins Netz. Die Privatsphäre von Personen in Ihrem beruflichen Umfeld gilt es zu respektieren.
  • Halten Sie sich an die in Ihrer Arbeit geforderten Vertraulichkeitsbeschränkungen, um das Recht auf Privatsphäre zu wahren. Veröffentlichen Sie keine vertraulichen Informationen von Kontaktpersonen wie z.B. Veranstaltungsteilnehmer*innen oder Kolleg*innen. Dazu gehört, dass Sie zum Schutz personenbezogener Daten
    • keine personenbezogenen oder vertraulichen Informationen über ein offenes, unge-schütztes WLAN (kostenloser Internetzugang) versenden oder bei Nutzung zusätzlich eine verschlüsselte Verbindung über ein VPN (=virtuelles privates Netzwerk) einrichten.
    • keine Messenger benutzen, die den datenschutzrechtlichen Vorgaben nicht genügen, insbesondere für die Weitergabe von personenbezogenen und vertraulichen Daten,
    • auf die Nutzung sicherer Passwörter achten.
  • Fotos und Videos sind eine tolle Möglichkeit, eindrucksvoll unsere Geschichten, Erlebnisse und Tätigkeiten zu erzählen. Wir möchten Sie ermutigen Ihre Fotos und Videos in den sozialen Netzwerken zu teilen. Posten Sie jedoch Fotos und Videos, die identifizierbare Details von Personen zeigen, nur dann, wenn IN VIA ein unterschriebenes Veröffentlichungsformular vorliegt. Erläutern Sie den Kontext von Bildern und Videos, die Sie teilen.
  • Verlinken und verweisen Sie nicht auf private Profile anderer im Internet, wenn Sie in Ihrer beruflichen Funktion im Social Web unterwegs sind.
  • Veröffentlichen Sie nur Medien mit vertrauenswürdiger Quelle. Prüfen Sie Inhalte bevor Sie diese teilen und fragen Sie bei Unsicherheiten Ihre*n zuständige*n Ansprechpartner*in, Datenschutzbeauftragte*n oder informieren Sie sich auf www.jusome-wiki.de.
  • Halten Sie sich an gesetzliche Vorgaben. Dies gilt für
    • das Abrufen oder Verbreiten von Inhalten, die gegen persönlichkeitsrechtliche, urheberrechtliche oder strafrechtliche Bestimmungen verstoßen (s. auch www.jusome-wiki.de),
    • das Abrufen oder Verbreiten von beleidigenden, verleumderischen, verfassungsfeindlichen, rassistischen, sexistischen, gewaltverherrlichenden oder pornografischen Äußerungen oder Abbildungen.
  • Der gute Stil:
    Begegnung im Web 2.0 findet auf Augenhöhe statt. Seien Sie mit den Menschen im Netz daher respektvoll, fair und ehrlich. Seien Sie sich bewusst, dass die Grenze zwischen privat und beruflich verschwimmt und alles im Netz öffentlich ist oder werden kann. Geben Sie also nur das preis, das Sie auch ohne Bedenken an einem öffentlichen Platz äußern könnten.
  • Dialoge führen:
    Während das Web 1.0 für „read only“ steht, markiert das Web 2.0 die Benutzerinteraktion und eigene Beiträge zum Inhalt. Geschichten zu teilen, die den Wert der Arbeit von IN VIA illustrieren, ist oft der wirksamste Weg, die Öffentlichkeit in unsere Arbeit und Inhalte einzubeziehen.
  • Zeitnah reagieren:
    • Antworten Sie möglichst bald auf Kommentare und gehen Sie dabei auf die Bedürfnisse und Probleme Ihres Gegenübers ein.
  • Regeln der Plattformen beachten:
    Jede soziale Plattform hat ihre eigenen Regeln. Informieren Sie sich darüber und halten Sie die Regeln ein.
  • Authentizität, Transparenz & Offenheit:
    • Vermeiden Sie es, Kommentare ohne Grund zu löschen oder zu ignorieren. Hören Sie zu und antworten Sie auf Kritik. Beziehen Sie dabei klar Stellung ohne vorschnell zu reagieren und bleiben Sie sachlich.
    • Fehler sind menschlich - stehen Sie dazu, wenn Ihnen einer unterläuft. Wenn das pas-siert oder wenn Sie im Internet in Schwierigkeiten bzw. unsicher sind, beraten Sie sich bitte umgehend mit einer Kollegin/einem Kollegen und informieren Ihre/n Vorgesetz-te/n, um Unterstützung zu erhalten.
    • Veröffentlichen Sie niemals diskriminierende, anstößige oder verleumderische Inhalte und Kommentare.
    • Korrigieren oder entfernen Sie irreführende oder falsche Inhalte so schnell wie möglich.

 

Trennung von Berufs- und Privatsphäre

Da soziale Medien ein Teil unseres täglichen Lebens sind, sind berufliche und persönliche Grenzen schwer aufrechtzuerhalten. Sie sind nicht verpflichtet, sich mit Stakeholdern auszutauschen, Kampagnen zu unterstützen oder Social Media zu verwenden, um sich mit anderen im Kontext Ihrer Arbeit zu vernetzen. Wir möchten, dass Sie sich mit der Online-Darstellung von IN VIA wohl fühlen und wenn Sie sich dazu entschließen im Social Web aktiv zu werden, Ihre Individualität beibehalten.

Sie sind für Ihre Online-Präsenz verantwortlich. Überlegen Sie sich, mit wem Sie „befreundet“ sein, wem Sie „folgen“ wollen und umgekehrt. Berücksichtigen Sie Ihre Datenschutzeinstellungen und entscheiden Sie, was Ihre Kolleginnen, Kollegen und Vorgesetzten sehen sollen. Bleiben Sie auf dem Laufenden und überprüfen Sie die Tools zum Ändern der Privatsphäre, da diese sich regelmäßig ändern. Nutzen Sie für alle Ihre Aktivitäten im Netz den Austausch und den Rückhalt Ihres Teams und die Kommunikation und Unterstützung  Ihrer Vorgesetzten.

Weiterführende Information

Bei der Nutzung von Social Media verpflichten Sie sich, den Datenschutz und ihre Sorgfaltspflicht einzuhalten und sich über die aktuelle Gesetzeslage sowie Sicherheitsaspekte zu informieren. Bei Unsicherheiten oder Unklarheiten wenden Sie sich an Ihre*n Vorgesetzte*n. Für weiterführende Informationen rund um das Thema Social Media in der Jugendsozialarbeit können Sie auch unser Wiki nutzen: www.jusome-wiki.de

1 Pein, Vivian (2018): Der Social Media Manager. 3. aktualisierte Auflage. Rheinwerk Verlag. Bonn. S. 27